مدیریت زمان؛ رازی که نمی‌دانیم

مقدمه:

به گزارش بورس نیوز، برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت موثر زمان می‌تواند به افراد کمک کند تا به بهره‌وری بیشتری دست یابند و زندگی‌شان را بهبود بخشند. در این مقاله، با بررسی منابع برجسته، به اهمیت و راهکار‌های تخصیص زمان برای وظایف مهم و اولویت‌ها خواهیم پرداخت.

اهمیت تخصیص زمان برای اولویت‌ها:

بنیانگذاری تصمیمات هوشمندانه در مورد چگونگی تخصیص زمان، کلید موفقیت و پیشرفت در هر زمینه‌ای است. همانطور که در کتاب "مدیریت زمان اثربخش" اثر استیون کاوی به طور دقیق بیان شده است، تمرکز بر اولویت‌ها و وظایف اصلی به افراد کمک می‌کند تا تغییرات مثبتی در زندگی خود ایجاد کنند. این کتاب نشان می‌دهد که تخصیص زمان به وظایف اصلی و مهم، به جای وقت‌گیری در کار‌های ثانویه، به تعداد اندکی از کار‌ها با بازدهی بیشتر انجام داده می‌شود.

راهکار‌های تخصیص زمان برای وظایف مهم:

۱. تکنیک ماتریس اولویت‌بندی اهمیت و فوریت: بهره‌گیری از این تکنیک که در کتاب "هفت عادت مردمان موفق" اثر استیون کاوی تشریح شده است، به افراد امکان می‌دهد که وظایف خود را بر اساس اهمیت و فوریت مرتب‌سازی کنند و به ترتیب اولویت اقدام کنند.

A. تهیه فهرست وظایف:

ابتدا تمام وظایفی که باید انجام دهید را در یک فهرست یادداشت کنید. این ممکن است شامل وظایف شخصی، حرفه‌ای، تحصیلی یا دیگر اهداف شما باشد.

B. ارزیابی اهمیت:

برای هر وظیفه، اهمیت آن را بررسی کنید. این بر اساس تأثیر مستقیم آن بر اهداف شما و نتایج مورد انتظار می‌باشد.

C. ارزیابی فوریت:

حالا به هر وظیفه امتیاز فوریت بدهید. فوریت می‌تواند مشخص کننده مهلت زمانی یا شرایط فعلی باشد. به عنوان مثال، وظایفی که در کوتاه‌مدت باید انجام داده شوند یا اثر بررسی تاخیر در انجام آن‌ها بیشتر باشد، فوریت بیشتری دارند.

D. ساخت ماتریس:

حالا یک ماتریکس ۴ قسمتی با دو محور افقی "اهمیت" و عمودی "فوریت" بسازید. وظایف را بر اساس امتیاز اهمیت و فوریت در یکی از چهار قسمت ماتریکس قرار دهید:

 - اولویت بالا: وظایف با اهمیت و فوریت بالا را در این قسمت قرار دهید.

 - فوریت بالا، اهمیت کم: وظایفی که فوریت بالا دارند، اما اهمیت کمتری دارند را انتخاب کنید.

 - اهمیت بالا، فوریت کم: وظایفی که اهمیت بالا دارند، اما فوریت کمتری دارند را در این قسمت قرار دهید.

 - کم اهمیت و کم فوریت: وظایف با اهمیت و فوریت کم را در این قسمت قرار دهید یا در صورت امکان آن‌ها را به تعویق بیندازید.

E. اجرا و پیگیری:

حالا که وظایف در ماتریکس قرار گرفتند، به ترتیب اولویت، وظایف را انجام دهید. از ماتریکس به عنوان یک نمودار راهنما برای تصمیم‌گیری‌های روزمره خود استفاده کنید و همیشه به آن مراجعه کنید

۲. روش تکاملی موزاییک: این روش که در کتاب "نوشتن برنامه برای مغزتان" اثر میکالو هاینز توضیح داده شده است، به افراد کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی تدریجی و تخصیص زمان مناسب را برای تکمیل وظایف مهم انجام دهند.

مراحل موزاییک:

تعیین هدف اصلی: ابتدا باید هدف یا اهداف اصلی خود را تعیین کنید. این ممکن است شامل اهداف شخصی، حرفه‌ای، تحصیلی یا هر دیگر هدفی باشد که می‌خواهید دست یابید.

 تجزیه و تحلیل هدف: هدف اصلی خود را به قسمت‌های کوچکتر و مداوم تجزیه می‌کنید. به عبارت دیگر، هدف را به زیراهداف یا وظایف مختلف تقسیم می‌کنید.

 تعیین اولویت‌بندی: حالا باید اولویت‌بندی بر اساس اهمیت و فوریت را برای زیراهداف خود انجام دهید. از تکنیک‌هایی مانند ماتریکس اولویت‌بندی استفاده می‌کنید تا وظایف را در دسته‌های مختلف قرار دهید.

تخصیص زمان: به ازای هر زیرهدف یا وظیفه، زمان مشخصی در روز یا هفته اختصاص می‌دهید. این زمان باید با توجه به اهمیت و فوریت هر وظیفه تعیین شود.
 بندپایه‌گذاری و تدریجی افزایش زمان: به طور مداوم و به تدریج، زمان اختصاص یافته به هر وظیفه را افزایش داده و آن را به تدریج به اندازه‌ای افزایش می‌دهید که به تسلط بر آن برسید.

 ترکیب وقت‌ها: در این مرحله، شروع به ترکیب زمان‌های مختلف برای وظایف مختلف می‌کنید. به این ترتیب که زمان‌هایی را که به تسلط رسیده‌اید با زمان‌های وظایف دیگر ترکیب می‌کنید.

پیگیری و اصلاح: به صورت مداوم، عملکرد و پیشرفت خود را پیگیری کنید. اگر متوجه تغییراتی در نیاز‌ها یا اولویت‌ها خود شدید، برنامه‌ریزی خود را تغییر دهید.

نکات مهم:

- این روش بر پایه اصول انسان‌شناختی و تغییرات تدریجی استوار است.
- تمرکز بر تخصیص زمان به میزان کوچک‌تری به وظایف مختلف به شما کمک می‌کند تا از اشباع روانی جلوگیری کرده و به بهره‌وری بیشتر دست یابید.
- این روش به شما امکان می‌دهد به تدریج به تسلط و مهارت در هر وظیفه برسید.
با پیگیری دقیق و پیوسته این مراحل، می‌توانید با استفاده از روش موزاییک به مدیریت بهتر زمان و دستیابی به اهداف خود دست یابید.

۳. روش ترکیبی زمان‌بندی: این روش که در کتاب "علم تصمیم‌گیری در موفقیت" اثر ریچارد ویسمن تبیین شده است، تلفیقی از روش‌های مختلف تخصیص زمان برای وظایف مهم است و به افراد امکان می‌دهد تا با توجه به شرایط مختلف، بهترین روش را انتخاب کنند.

 روش ترکیبی زمان‌بندی یک روش پیچیده‌تر و کامل‌تر از تکنیک‌های تخصیص زمان مختلف است ترکیب و ادغام اصول مختلف. 

آموزش ترکیبی زمان‌بندی:

تشخیص وظایف و اولویت‌ها: ابتدا لیستی از وظایف و اولویت‌های خود را تهیه کنید. این می‌تواند شامل کار‌های شخصی، حرفه‌ای، تحصیلی و سایر وظایفی باشد که باید در زمان خود انجام دهید.

ارزیابی فرصت‌ها و موانع: موقعیت‌ها و موانع مختلفی ممکن است تخصیص زمان را تحت تأثیر قرار دهند. مثلاً، اگر دارای یک جلسه مهم در کار هستید، باید این موضوع را در نظر بگیرید. از این رو به بررسی فرصت‌ها و موانع موجود پرداخته و برنامه‌ریزی خود را انجام دهید.

استفاده از تکنیک‌های مختلف: در این مرحله، از تکنیک‌های مختلف تخصیص زمان مانند تکنیک ماتریکس اهمیت و فوریت، تکنیک موزاییک و روش‌های دیگر استفاده می‌کنید. برای هر وظیفه یا اولویت، روش مناسب را انتخاب کنید و زمان لازم برای انجام آن را تخصیص دهید.

 تنظیم اولویت‌ها در تایم‌بلاک‌ها: یکی از مفاهیم مهم در ترکیبی زمان‌بندی، استفاده از تایم‌بلاک‌ها یا بلوک‌های زمانی است. به جای تخصیص زمان معین برای هر وظیفه، با تقسیم زمان به بلوک‌های مختلف، به راحتی می‌توانید وظایف مختلف را در طول روز ترتیب دهید.

 تعیین زمان‌های انتقالی: در ترکیبی زمان‌بندی، زمان‌های انتقالی بسیار مهم هستند. این زمان‌ها برای تعویق و یا انتقال بین وظایف مورد استفاده قرار می‌گیرند. این کمک می‌کند تا با انعطاف‌پذیری بیشتر، به بهره‌وری بیشتری دست یابید.

ارزیابی و بهبود مستمر: پس از اجرای برنامه‌های تخصیص زمان، بهتر است عملکرد خود را ارزیابی کنید. اگر متوجه شدید که در برخی زمان‌ها مشکلات وجود دارد یا به بهره‌وری خود رسیده‌اید، بتوانید تغییرات مورد نیاز را انجام دهید.

نکته مهم: ترکیبی زمان‌بندی نیازمند تمرین و تجربه است. به مرور زمان، شما می‌توانید بهترین راهکار‌ها و تنظیمات را برای خودتان پیدا کنید و به تدریج به مدیریت بهتر زمان دست یابید.