۱۱ اشتباه مهلک در ثبت شرکت که ۹۹ درصد موسسان مرتکب می‌شوند + راهکار

به گزارش بورس نیوز، اشتباهات رایج در ثبت شرکت در ایران، موردی است که عموم موسسان در همان ابتدای ثبت شرکت مرتکب می‌شوند و در همان اول راه با مشکلات قانونی و اجرایی ناشی از اشتباهاتی همچون انتخاب نوع شرکت اشتباه، موضوع فعالیت نامشخص و یا حتی نام تکراری یا نامناسب مواجه می‌شوند.

چنانچه مرتکب اشتباهات قانونی هنگام ثبت شرکت شوید، علاوه بر رو‌به‌رو شدن با موانع قانونی، ممکن است زحمات شما به تعویق افتاده و یا با هزینه‌های اضافی و یا موانع دیگری در روند فعالیت خود مواجه شوید.

بسیاری از استارتاپ‌ها و کسب و کار‌های کوچک و یا حتی مشاغل بزرگ که با عجله و بدون مشورت اقدام به ثبت شرکت می‌کنند، سال‌ها بعد بخاطر همان تصمیم ابتدا و اشتباهات در زمان ثبت شرکت، گرفتار اختلافات سهام، مشکلات مالیاتی و یا رد درخواست‌ها می‌شوند.

در این مقاله قصد داریم علاوه بر شرح اشتباهات رایج در ثبت شرکت، برای هر یک از موارد راهکار عملی ارائه دهیم و همچنین موسسه ثبت بهارستان را بعنوان یک موسسه ثبتی معتبر به شما معرفی کنیم تا با خدمات متنوع این موسسه با قیمت بسیار مناسب آشنا شوید.

اشتباهات رایج در ثبت شرکت

امروزه چهارچوب رسمی و قانونی دادن به کسب و کار‌ها یک امر ضروری است و بسیار مهم است که این رسمیت بخشیدن به کسب و کار، بدرستی انجام شود تا در آینده باعث پیشرفت و توسعه فعالیت تجاری شما گردد، نه اینکه برای کسب و کار شما مانع ایجاد کند.

اما باید گفت بسیاری از کسب و کار‌ها در همان ابتدای کار با مرتکب شدن اشتباهات رایج در ثبت شرکت، مسیر را اشتباه می‌روند و تا سال‌ها روی کسب و کارشان تاثیر منفی می‌گذارد. در ادامه ۱۱ اشتباه مهلک در ثبت شرکت را که بسیاری از موسسان مرتکب می‌شوند، شرح می‌دهیم.

۱- انتخاب اشتباه نوع شرکت

انتخاب قالب درست شرکت از جمله شرکت مسئولیت محدود، شرکت سهامی خاص، تضامنی و یا سایر انواع قالب ها، عموما بر اساس شنیده‌ها و یا حدس و گمان و بدون اطلاعات کامل انجام می‌شود و این یکی از بزرگترین اشتباهات رایج در ثبت شرکت است.

نوع شرکت تعیین کننده‌ی مسئولیت شرکاء، نحوه‌ی انتقال سهام، الزامات گزارشدهی و توانایی جذب سرمایه است. برای مثال موسساتی که محصول نرم‌افزاری دارند و اقدام به ثبت شرکت سهامی خاص می‌کنند، در آینده برای جذب سرمایه گذار یا صدور سهام جدید با پیچیدگی‌های قانونی و حقوقی و هزینه بر رو‌به‌رو می‌شوند، در حالیکه برای یک کسب و کار کوچک، شرکت مسئولیت محدود، مناسب‌تر است.

راهکار:

قبل از تصمیم‌گیری برای ثبت شرکت، مدل کسب و کار، نیاز به جذب سرمایه، تعداد شرکاء را با یک موسسه ثبتی مانند ثبت بهارستان یا یک وکیل مرور کنید و مزایا و معایب هر یک از قالب‌های شرکت را روی کاغذ لیست کنید تا بتوانید یک تصمیم‌گیری درست داشته باشید.

۲- تعیین اشتباه موضوع فعالیت شرکت

یکی دیگر از اشتباهات رایج ثبت شرکت، تعیین موضوع فعالیت شرکت بصورت کلی و بدون مشخص نمودن دقیق است که باعث می‌شود برای دریافت مجوز، دریافت کد اقتصادی، کد بیمه و یا انعقاد قرارداد‌های خاص یا رسمی، با مشکل رو‌به‌رو شوید.

بعبارت دیگر وقتی موضوع فعالیت را کوتاه و کلی بنویسید، ممکن است اداره ثبت بپذیرد، اما وقتی بخواهید مجوز خاصی دریافت کنید یا در یک مناقصه شرکت کنید، با مشکل مواجه خواهید شد.

برای مثال اگر موضوع فعالیت شرکت را فقط "تجارت" مشخص کنید، ممکن است زمانیکه بخواهید وارد فعالیت‌های صادراتی و یا خدمات خاص شوید، اداره‌ها و بانک‌ها از شما مدارک تکمیلی بخواهند و یا حتی ممکن است برای درخواست شما مجوز صادر نکنند.

راهکار:

بهترین روش این است که موضوع فعالیت را با ارجاع به طبقه‌بندی رسمی فعالیت‌ها (کد‌های طبقه بندی ملی)، مشخص کرده و هم کلیت کار را پوشش دهید و هم موارد تخصصی احتمالی را لحاظ کنید تا بعد‌ها مجبور به اصلاح اساسنامه و ثبت تغییرات شرکت نشوید. به این منظور و برای جلوگیری از بروز هرگونه اشتباه، یک نسخه‌ی دقیق و یک نسخه خلاصه از موضوع فعالیت کسب و کار خود تهیه نموده و در صورت لزوم، نام مجوز‌های لازم را جلوی هر یک از موضوعات، یادداشت کنید.

۳- انتخاب نام نامناسب یا تکراری

بسیاری از موسسان اقدام به انتخاب یک نام جذاب یا هر نامی که از نظرشان مناسب است برای شرکت می‌کنند، بدون اینکه استعلام بگیرند آیا نام مورد نظرشان سابقه ثبت دارد یا نه! نتیجه این اشتباه در ثبت شرکت می‌شود رد درخواست ثبت! همچنین توجه به معنی کلمات و راحتی تلفظ و بخاطر سپردن راحت نیز، جزو مواردی هستند که برای انتخاب نام شرکت باید به آن‌ها دقت نمود.

نام شرکت باید قابل ثبت، قابل برند شدن در آینده و منطبق با موضوع فعالیت باشد. استفاده از نام‌های کوتاه، نام‌های عام یا شامل عبارت‌های دولتی یا حساس، یکی از اشتباهات رایج در ثبت شرکت است که باعث مخالفت اداره ثبت و رد درخواست متقاضی می‌شود.

راهکار:

قبل از شروع فرآیند ثبت، حداقل ۳ نام پیشنهادی آماده کرده، از سمانه استعلام اداره ثبت شرکت‌ها استعلام بگیرید تا نام مورد نظر شما قبلا به ثبت نرسیده باشد. همچنین توصیه می‌کنیم نام مورد نظر خود را در موتور‌های جست‌و‌جو مانند گوگل و همچنین در شبکه‌های اجتماعی بزرگ مثل اینستاگرام نیز جست‌و‌جو کنید تا بعد‌ها برای برندسازی دچار مشکل و با هزینه اضافی نشوید.

۴- تعیین نادرست سهم الشرکه و سمت‌ها

عدم تعیین دقیق نسبت سهم ها، نحوه اضافه شدن شرکاء و نحوه خروج شرکاء و همچنین تعیین اختیارات مدیرعامل در اساسنامه یکی از دیگر از اشتباهات رایج در ثبت شرکت است که بسیاری از افراد مرتکب می‌شوند که عموما منجر به بروز اختلافات طولانی و دعوا‌های حقوقی می‌شود.

اینکه چه کسی حق امضا دارد، چه اختیاراتی برای مدیر عامل تعریف شده، نحوه تقسیم گیری‌ها برای جذب سرمایه و روش تقسیم سود چگونه است، مواردی هستند که در همان ابتدا باید صراحتا مشخص شوند.

برای مثال یک شریک با سرمایه کمتر، اما نقش مدیریتی بیشتر تصمیم می‌گیرد سود را بنحوی تقسیم کند که سایرین متضرر می‌شوند و این ناشی از این اشتباه است که چهارچوب اختیارات وی بدرستی مشخص نشده است.

راهکار:

در زمان ثبت، علاوه بر درصد سهم، مکانیزم‌های تصمیم گیری، شرایط انتقال سهم و حقوق و تعهدات هر شریک و همچنین حوزه اختیارات مدیرعامل را صریحا در اسانامه و صورتجلسات تعیین کنید. برای این منظور می‌توان از نمونه قرارداد‌ها و الگو‌های استاندارد استفاده کرد. همچنین در صورت امکان بند‌های تعیین روش حل اختلاف (مثلا داوری) را نیز اضافه کنید.

۵- برآورد نادرست سرمایه و هزینه‌ها

بسیاری از افراد سرمایه اولیه را خیلی کم و یا غیرواقعی تعیین می‌کنند که جزو اشتباهات رایج در ثبت شرکت می‌باشد و بعد‌ها برای دریافت تسهیلات، عقد قرارداد با مشتریان بزرگ و یا شرکت در مناقصه‌ها با مشکل مواجه می‌شوند. سرمایه ثبت شده باید واقعی بوده و متناسب با فعالیت پیش‌بینی شده باشد. همچنین هزینه‌های جانبی مثل تهیه مدارک، هزینه‌های حقوقی، مالیاتی و احتمالات تضامنی باید در بودجه پیش‌بینی شوند.

از نتایج مرتکب شدن این اشتباه در ثبت شرکت علاوه بر موارد ذکر شده مانند بروز موناع در زمان قرارداد‌ها و گرفتن تسهیلات، بروز مشکل در زمان رتبه‌بندی برای شرکت‌های پیمانکاری است.

راهکار:

یک پیش بینی ۱۲ ماهه در همان ابتدا تهیه کرده، هزینه‌ها و درآمد‌ها را تخمین بزنید و از همان ابتدا میزان سرمایه را بنحوی تعیین کنید که نشان‌دهنده قابلیت اجرای برنامه مسب و کارتان بر اساس واقعیت باشد.

۶- ثبت شرکت بدون توافق کامل بین شرکاء

ثبت شرکت بدون توافق کتبی (حتی بصورت پیش نویس)، در مورد مسئولیت ها، سرمایه گذاری‌های آتی و نحوه خروج شرکاء، می‌تواند به اختلافات بسیار شدید منجر شود. تصور کنید دو شریک که بصورت شفاهی توافق کرده‌اند یکی سرمایه گذاری کرده و دیگری کسب و کار را راه بیاندازد.

اما وقتی اختلافی بوجود بیاید، هیچ سند مکتوبی وجود ندارد که زمانی همچین توافقی بین آنها صورت گرفته و این نیز یکی از اشتباهات رایج در ثبت شرکت بخصوص بین افرادی هست که با دوستان و آشنایان شروع به فعالیت می‌کنند.

راهکار:

پیش از ثبت شرکت، یک قرارداد مشارکت یا تفاهم نامه تهیه و تنظیم کنید که حداقل شامل میزان سرمایه، تعهدات، سهم الشرکه، نحوه تصمیم‌گیری و مشخص نمودن روش حل مشکل در زمان بروز اختلافات باشد. صورتجلسات نشست‌ها را نگه دارید و تمامی تغییرات را بصورت رسمی ثبت کنید.

۷- استفاده از آدرس غیرواقعی و یا نادرست

ثبت آدرس غیرواقعی یکی دیگر از اشتباهات رایج در ثبت شرکت است و این مورد نیز جزو مواردی است که افراد زیادی مرتکب می‌شوند و می‌تواند باعث توقیف نامه‌ها، جریمه‌های مالیاتی و یا حتی باطل شدن ثبت را در پی داشته باشد.

برخی روش‌ها که به تازگی رواج یافته‌اند و یک آدرس را بصورت غیرواقعی ارائه می‌کنند، ممکن است در کوتاه مدت کارساز باشد، اما در بلند مدت برای قرارداد‌ها و یا دریافت ابلاغیه‌ها ریسک ایجاد می‌کند.

راهکار:

چنانچه از فضای کار اشتراکی و یا یک مکان اجاره‌ای استفاده می‌کنید، قرارداد رسمی اجاره یا مدرک مالکیت تهیه کرده و این آدرس رسمی را در اساسنامه اعلام و ثبت نمایید.

۸- نداشتن مشاوره حقوقی یا ثبتی در مراحل کلیدی

بی‌تفاوت بودن در مورد ضرورت بهره‌وری از خدمات مشاوره، می‌تواند باعث بروز اشتباهات پرهزینه شود. بسیاری از نکات پیش و پا افتاده وقتی بدرستی انجام نشوند، برای اصلاح زمانبر و هزینه‌بر خواهند بود. به همین دلیل سرمایه‌گذاری جهت دریافت مشاوره درست، در مراحل بعدی باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود.

راهکار:

حداقل یکبار با یک موسسه ثبتی یا وکیل مشورت نموده و اقدام به دریافت خدمات نمایید. اینکار ضریب خطای شما ره به میران قابل توجهی کاهش داده و باعث جلوگیری از بروز اشتباهات رایج در ثبت شرکت می‌شود.

۹- عدم تطابق با طبقه‌بندی‌ها و کد‌های اقتصادی

بسیاری از شرکت‌ها بعد از ثبت متوجه می‌شوند که موضوع فعالیتشان با مجوز خاصی مرتبط است که نیاز به مدارک اضافی دارد. این اشتباه می‌تواند باعث توقف فعالیت و یا حتی جریمه بشود.

راهکار:

هنگام تنظیم موضوع، لیست مجوز‌های مورد نیاز را بررسی نموده و اگر نیاز به مجوز خاصی است، از همان ابتدا در برنامه خود، برای اخذ مجوز زمانبندی کنید.

۱۰- عدم توجه به مسائل مالیاتی و بیمه‌ای هنگام ثبت

ثبت شرکت به تنهایی به معنی داشتن پرونده مالیاتی درست و یا بیمه پرسنل نیست. بسیاری از متقاضیان بدلیل تاخیر در ثبت کد اقتصادی یا بیمه کارکنان با موانع قانونی مواجه می‌شوند. این اشتباه می‌تواند حتی باعث ایجاد هزینه‌های اضافی شود، زیرا ممکن است جرایم مالیاتی و یا جریمه بیمه به شما تعلق بگیرد.

راهکار:

همزمان با مراحل ثبت، مراحل پیگیری کد اقتصادی، ثبت نام در سازمان تامین اجتماعی و تعیین تکلیف ارزش افزوده (در صورت شمول) را آغاز کنید.

۱۱- انتخاب اشخاص ناکارآمد به عنوان هیئت مدیره یا بازرس

یکی از مهمترین اشتباهات رایج در ثبت شرکت که بسیاری افراد مرتکب می‌شوند، انتخاب دوستان و آشنایان و یا افراد ناشناخته برای نقش‌های کلیدی شرکت است، در صورتیکه این انتخاب باید بر اساس توانمندی، تخصص و تجربیات افراد باشد و نه روابط دوستی و آشنایی.

این مورد به وفور در زمان ثبت شرکت به چشم می‌خورد که علاوه بر بروز مشکل در روند موفقیت کسب و کار، حتی باعث بروز مشکل در روابط خانوادگی و یا با دوستان می‌شود.

راهکار:

یک لیست یا جدول صلاحیت تهیه کنید و ابتدا نیاز‌های مدیریتی و فنی شرکت را مشخص نموده و سپس بر اساس نیاز‌ها و همچنین توانایی افراد، اعضای هیئت مدیره و سمت‌ها را انتخاب نمایید. همچنین در اساسنامه شرکت، شرایط احراز سمت‌ها را مشخص کنید.

روش اصلاح اشتباهات ثبت شرکت

اگر یکی از اشتباهات ثبت شرکت را مرتکب شدید و بعد از ثبت مطلع شدید که خطایی صورت گرفته است، باید اقداک به اصلاح آن نمایید. روند اصلاح اشتباهات ثبت شرکت بشرح زیر است:

تشخیص نوع خطا (آیا قابل اصلاح با صورتجلسه است و یا نیازمند انحلال و ثبت مجدد شرکت است)

تهیه صورتجلسه اصلاحی با امضای شرکاء

ارسال مدارک به اداره ثبت و پرداخت هزینه‌های مربوط

انتشار روزنامه رسمی و آگهی اصلاحیه (در موارد لازم)

پیگیری در سامانه ثبت شرکت‌ها تا تائید نهایی

همیشه قبل از ارسال درخواست اصلاحیه و مدارک، با یک موسسه ثبتی یا وکیل مشورت کنید تا دقیقا نوع اصلاح مورد نیاز و مدارک لازم را بدانید. 

دریافت خدمات مشاوره از موسسات ثبتی برای جلوگیری از اشتباهات ثبت شرکت

برای جلوگیری از بروز اشتباهات ثبت شرکت که در بالا ذکر کردیم، نیاز به تجربه و اطلاعع کامل از مراحل و بند‌های قانونی می‌باشد و باید گفت عموم این اشتباهات بدلیل عدم اطلاع افراد از این موارد بوجود می‌آید که باعث هدر رفت زمان و در بسیاری موارد تحمیل هزینه‌های اضافی و حتی باعث عدم موفقیت کسب و کار شما می‌شود؛ بنابراین دریافت خدمات از یک موسسه ثبت شرکت، می‌توانید یک روش مناسب و به نوعی تضمینی برای جلوگیری از این اشتباهات باشد یا کار‌های ثبتی شرکت خود را با خیال راحت و بدون اشتباه انجام دهید.

موسسه ثبت بهارستان یکی از موسسات حقوقی بسیار مناسب است که خدمات کامل ثبتی، تنظیم اساسنامه، مشاوره حقوقی و تهیه صورتجلسات را ارائه می‌دهد و در تمام مراحل ثبت، اصلاحات بعدی و پیگیری‌های اداری، شما را همراهی می‌کند.

یکی دیگر از مزایای خدمات این موسسه علاوه بر تنوع و کیفیت خدمات، هزینه‌های بسیار مناسب این موسسه در مقایسه با موسسات دیگر است و شاید بتوان گفت می‌توانید ارزان‌ترین قیمت خدمات ثبتی را از این موسسه دریافت نمایید.

نتیجه‌گیری و جمع‌بندی نهایی

ثبت شرکت یک مرحله کلیدی در مسیر کسب و کار شماست که به فعالیت شما چهارچوب رسمی و قانونی می‌بخشد و بروز اشتباهات در ثبت شرکت می‌تواند باعث بروز هزینه‌های مالی، هدر رفت زمان و هزینه‌های حقوقی گردد. با کسب اطلاعات لازم برای انجام روند ثبتی و مشخص نمودن مواردی همچون نوع شرکت، تنظیم دقیق اساسنامه و صورتجلسات و همچنین استفاده از خدمات موسسات ثبتی می‌توانید از بروز این اشتباهات رایج در ثبت شرکت جلوگیری کنید.

سوالات متداول

۱. رایج‌ترین اشتباه در زمان ثبت شرکت چیست؟

ثبت شرکت بدون برنامه‌ریزی و انتخاب نادرست نوع شرکت.

۲. چرا پرونده ثبت شرکت رد می‌شود؟

رد پرونده معمولا بدلیل اشتباهاتی مثل نقص مدارک، تکراری بودن نام شرکت و یا مغایرت اطلاعات هویتی می‌باشد.

۳. اشتباهات رایج مالی و مالیاتی رایج در ثبت شرکت چیست؟

ثبت سرمایه غیر واقعی، نداشتن برنامه مالیاتی و بی‌توجهی به مالیات بر ارزش افزوده در موارد لازم.

۴. آیا انتخاب اسم نامناسب می‌تواند باعث رد پرونده ثبت شود؟

بله، نام‌های تکرای یا خلاف قانون می‌توانند باعث رد درخواست ثبت شرکت شوند.

۵. اشتباه در نوشتن موضوع فعالیت شرکت چه عواقبی دارد؟

نوشتن موضوع فعالیت اشتباه یا ذکر موضوع بصورت کلی باعث بروز مشکل در زمان دریافت مجوز‌ها و یا زمان شرکت در مناقصات می‌شود.

۶. اگر بعد از ثبت شرکت متوجه اشتباه شدم، چطور اصلاح کنم؟

در صورت بروز خطا باید صورتجلسه اصلاحی تنظیم کرده و به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال نمایید.

۷. چطور از اشتباهات رایج در ثبت شرکت جلوگیری کنیم؟

دریافت خدمات از موسسات حقوقی، انتخاب دقیق نوع شرکت و متناسب با فعالیت، تعیین سهم و وظایف شرکاء و مدیرعامل، انتخاب نام درست، تعیین دقیق موضوع شرکت، توجه به موارد مالی و مالیاتی و بیمه، انتخاب طبقه‌بندی درست، برآورد صحیح سرمایه و ارائه آدرس صحیح برای شرکت.

۸. آیا می‌توان اشتباهات ثبت شرکت را بعدا اصلاح کرد؟

بله، اما بستگی به نوع خطا دارد. برخی اشتباهات مانند اشتباهات تایپی یا آدرس با تغییرات قابل اصلاح هستند. اما بعضی اشتباهات ساختاری مثل نوع شرکت ممکن است نیاز به ثبت جدید داشته باشند.